الاستعداد لتدقيقات المتابعة وإعادة الاعتماد

ما نتولّاه حتى موعد التدقيق

• الاستعداد للشهادة الأولى

  حين لا تكون هناك شهادة بعد، نبني النظام من الصفر: نحدّد النطاق، ونُعِدّ التوثيق، ونُرسي التطبيق في الموقع، ونُنشئ السجلات التي يجب أن تكون موجودة قبل التدقيق الأول.

• التحضير لإعادة الاعتماد

  في نهاية الدورة الثلاثية يُدقَّق النظام من جديد بالكامل. نراجع قبل التدقيق سجلات الفترة المنقضية وحالات عدم المطابقة المفتوحة والنطاق المتغيّر.

• التحضير لتدقيق المتابعة

  يسأل تدقيق المتابعة عمّا إذا كان النظام قد استمر في العمل منذ التدقيق السابق. نتحقق من استمرارية السجلات البينية.

• توثيق النظام

  نبني مجموعة السياسات والإجراءات والتعليمات والنماذج أو نحدّثها وفق طريقة العمل الفعلية. فالمستند الذي لا يُستخدم هو حالة عدم مطابقة مؤجلة.

• التدقيق الداخلي

  نُدير برنامج التدقيق وقوائم الفحص والتقارير بالشكل الذي يطلبه المعيار، ونكتب كل حالة بحيث يُسمّى الدليل والتاريخ والمسؤول.

• مراجعة الإدارة

  نسجّل مدخلات المراجعة وقراراتها وطلبات الموارد وفق البنود التي يُعدّدها المعيار، لا كمحضر اجتماع.

• إغلاق حالات عدم المطابقة

  نُرجع حالات عدم المطابقة الكبرى والصغرى المتبقية من التدقيق السابق إلى سببها الجذري، ونُعِدّ الإجراء التصحيحي مع دليل الفاعلية الذي تقبله جهة منح الشهادة.

• تدريب التوعية للعاملين

  يسأل المدقّق العاملين في الموقع. نعقد جلسات قصيرة ليتمكن الفريق من شرح عمليته وسياسته وتصرفه في حالات الطوارئ.